Skjemahåndtering
OpenText™ Teleform
Komplett løsning for datafangst
OpenText TeleForm

Teleform er en komplett programpakke for å skanne inn og automatisk lese alle typer av trykte og elektroniske skjemaer & blanketter. Data kan lagres i alle ledende formater som for eksempel Excel, dBase, Access, SPSS m.m. Teleform Elite leser håndskrevne og maskinskrevne tegn, kryssmarkeringer, strekkoder og “åpne svar”. Teleform benyttes i dag av flere enn 20.000 bedrifter rundt om i verden!

Photo by Christin Hume

Er du lei av manuell og tidkrevende inntasting?

Teleform er en komplett løsning for automatisk innsamling av data fra utfylte skjemaer. Mange tusen brukere på verdensbasis bruker den prisbelønte programvaren TeleForm fra OpenText. for fangst av data fra papir og internett p.g.a funksjonaliteten og prisen.

Eksempler på hva Teleform benyttes til:

  • Leverandørfakturaer
  • Timelister
  • Påmeldingsskjemaer
  • Ordrer
  • Markedsundersøkelser
  • Meningsmålinger
  • Svarkuponger
  • Registreringskort
  • Garantikort
  • Måleravlesningskort
  • Forskningsstudier
  • Rapporter
  • m.m.

Information

Ved å investere i Teleform vil man umiddelbart få store besparelser i tid og penger. Man vil få raskere tilgang til data.

Enkel å håndtere

Teleform basispakke består av 3 hoveddeler : En designer, en tolker, og en verifieringsmodul.

Teleform er modulbasert og tilpasses enkelt ditt behov. Nettverksmodulen kan for eksempel konfigureres slik at man kan investere i den eller de modulene som eventuelt er flaskehalsen i prosesseringen.

Tolker alt

Teleform har alt du trenger, og inneholder det ypperste av teknologi for gjenkjenning av alt fra håndskrift, maskinskrift, strekkoder, til kryssmarkeringer.

Den takler alt fra små kuponger til flersidige skjemaer, enkelt- eller dobbeltsidig. De kan være laget i den medfølgende designeren eller være allerede eksisterende skjemaer. Inneholder en teknikk som gjør at Teleform også kan benyttes til innsamling av data fra dokumenter uten struktur.

Automatisk responshåndtering

Man kan med tillegsmodulen AutoMerge Publisher levere komplette automatiske personifiserte bekreftelser som f.eks sertifikater og elektroniske svardokumenter. Dette basert på det som i utgangspunktet var fylt inn på skjemaet.

Alle kilder

Teleform gir deg full frihet til å velge hvordan du vil samle inn utfylte skjema. Du kan skanne, fakse og/eller benytte internett. Det er støtte for både HTML og Adobes PDF-format.

Mange eksportmuligheter

Innsamlet data lagres i det formatet du ønsker, enten du vil ha statistikker, databaser, flate ACSII filer, ODBC og/eller vil benytte XML. Eksisterende databaser kan selvfølgelig oppdateres.

Kobling til arkiv

Teleform kan enkelt også kombinere tolkede data samt bildefilen (for eksempel TIF bilde) av skjema og overføre disse til elektroniske arkiv (f.eks Alchemy )

Features

TeleForm : En komplett datafangstløsning for Windows

TELEform er en profesjonell programpakke for innlesning av alle typer av skjemaer og blanketter. Om man allerede har et stort antall trykte blanketter kan man enkelt lage en innlesningsmal for disse.

TELEform inneholder også en designmodul der man enkelt lager helt nye blanketter. Disse blankettene kan skrives ut på laserskrivere eller automatisk fakses fra TELEform til ønsket faksnummer. De utfylte blankettene skannes eller fakses senere inn og den utfylte informasjonen leses og lagres automatisk. Informasjonen kan siden benyttes for bearbeidelse i statistikkprogram eller databaser.

Ved hjelp av en ekstra modul kalt Internet Solution kan alle blanketter også lagres i HTML-format for publisering på internett. I dette tilfellet overføres den utfylte informasjonen direkte til ønsket database via Internet.

Hva slags informasjon kan leses inn?

Kryssmarkeringer

Håndskrift

Maskinskrevet tekst

Strekkoder

Hvordan gjøres det?

For å beskrive hvordan man f.eks. tar frem et skjema som siden kan leses inn automatisk, har vi delt opp prosessen i seks steg. De ulike stegene er naturligvis de samme om man skal ta fram en bestillingsblankett, tidsrapport, følgeseddel eller liknende.

Lage skjema

Først lager man skjemaet i TELEform. Dette kan sammenlignes med å arbeide i en tekstbehandler. Man skriver sine spørsmål og plasserer ut kryssmarkeringer for de ulike svaralternativene. Man kan også legge ut felt for håndskrevne svar som eksempelvis alder, antall ansatte eller lignende. Samtidig lages automatisk en mal for innlesning. Ytterligere programmering eller liknende behøves altså ikke.

Skrive ut

Deretter skriver man ut en original på en skriver. Denne originalen kan siden kopieres opp i ønsket antall. Et alternativ er at man skriver ut alle sider med utskriften f.eks. koblet til et adresseregister. Sidene kan også fakses direkte til ønsket faksnummer om det er ønsket.

Sende ut

Skjemaene sendes til de som skal "intervjues". De svarer på skjemaet og sender det tilbake.

Skanne inn

Skjemaet skannes inn og programvaren LESER hva de ulike personene har svart (kryssmarkeringer, håndskrevet informasjon m.m.).

Kontrollere

Når skjemaene har blitt skannet inn er det på tide å kontrollere eventuelle feilaktige utfylte poster ved hjelp av TELEforms korrekturlesningsmodul. Eksempel på feil kan være at noen har krysset av for to ulike alternativer på et spørsmål der kun et svaralternativ er tillatt. Enkelte håndskrevne tegn er kanskje også slurvete skrevet.

Lagring

De ulike svarene lagres automatisk i en database eller et statistikkprogram for videre bearbeiding og analyse. Data kan lagres i bl.a. Excel, SPSS, Access, Paradox og dBase m.m.

Specification

En enkelt arbeidsstasjon som muliggjør datafangst og prosessering av skjemaer.

Lisensen inkluderer en av følgende TeleForm moduler:

  • 1 stk Designer
  • 1 stk Reader
  • 1 stk Scan Station
  • 1 stk Verifier
  • 1 stk AutoMerge Publisher

Ingen tilleggsmoduler kan legges til en TeleForm Desktop lisens. For å øke kapasiteten på systemet må man gå over til TeleForm Workgroup eller TeleForm Enterprise.

TeleForm Workgroup lisensen legger grunnlaget for et flerbrukersystem.

Lisensen inkluderer en blanding av følgende TeleForm-moduler:

  • Designer
  • Reader
  • Scan Station
  • Verifier
  • AutoMerge Publisher

Lisensen er begrenset til maksimalt 20 TeleForm-moduler (hvilken som helst kombinasjon av moduler som er oppført ovenfor, hver ekstra modul kjøpes separat). TeleForm Workgroup Bundle inkluderer ikke Clustering- eller LDAP / AD-brukergodkjennings egenskaper og tillater ikke kjøp av TeleForm IDR-alternativet. Systemer som krever Clustering, LDAP / AD-bruker autentisering, IDR-funksjoner, eller mer enn 20 TeleForm-moduler, må oppgradere til TeleForm Enterprise. For å øke kapasiteten i systemet, legges det til passende TeleForm-moduler der det er behov.

TeleForm Enterprise lisensen er grunnlaget for funksjonaliteten i store distribusjoner som krever mer enn 20 TeleForm-moduler, og inkluderer muligheten for Clustering og LDAP / AD-bruker godkjenning, samt muligheten til å kjøpe TeleForm Enterprise IDR-modulen.

Lisensen inkluderer følgende TeleForm-moduler:

  • Designer
  • Reader
  • Scan Station
  • Verifier
  • AutoMerge Publisher
  • Web Capture Option Server

For å øke kapasiteten og flyten i systemet, legg til passende TeleForm-moduler.

Oppgradering fra et system til et annet kan gjøres ved å betale prisdifferansen mellom versjonene.

Tegning av vedlikeholdsavtale(15% av lisensprisen) er frivillig men anbefalt.